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個人情報保護

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 私ども株式会社ビアンシステムズは、データ入力を中心とした情報サービスを業として行う上で、事業の内容及び規模を考慮した適切な個人情報の取得、利用及び提供を行い、目的外の利用は決して行いません。

 事業内容の具体的な範囲としては、お客様から委託を受けた情報の入力、システムの開発・処理、ならびに関連業務を遂行する目的で、個人情報を取り扱います。当社では、お客様の情報(個人情報)の重要性を強く認識しております。

 当社では、個人情報保護の重要性と情報サービス業としての社会性を認識し、個人情報保護マネジメントシステムを定め、全従業者が一体となり、個人情報の適切な保護に努めます。

 当社では、予め定めた目的を外れた個人情報の利用を行うことなく、その防止のために適切な措置を講じます。万一、行う場合は規定の手続きに従って承認を受けた後に行うものとします。

 個人情報保護マネジメントシステムでは、個人情報の取得、利用および提供等に関する基本原則と管理方法ならびに必要な組織体制、さらには実効性を持たせる手段として、教育・訓練・監査等について以下のとおり規定しております。


1.適切な個人情報の収集、利用および提供等に関する基本原則


1)個人情報を直接収集する場合の原則
「適法かつ公正な手段により、本人の同意がある場合に取得します。」
「取得にあたっては、利用、提供の目的を明確にし、その目的を達成するために必要な範囲に止めます。また、目的外利用を行わないための措置を適切に講じます。」
「個人の利益を侵害する可能性が高い機微情報は、本人の明確な同意がある場合または法令等の裏付けがある場合以外には取得しません。」


2)当社が情報処理などを受託する場合の原則(直接書面により取得する以外の方法による取得に相当)
「個人情報に関する秘密の保持、再委託に関する事項、事故時の責任分担、契約終了時の個人情報の返還および消去等について定め、それに従います。」


3)部外へ委託する場合の原則
「個人情報の処理を部外へ委託する場合には、当社の厳正な管理の下で行ないます。」


4)個人情報を利用、提供する場合の原則
「個人情報は、本人の同意を得た範囲内で利用、提供します。」


2.個人情報の適正な管理方法


 取得した個人情報は、正確かつ最新の状態に保ち、個人情報への不正アクセス、紛失、破壊、改ざんおよび漏洩等を防止するために必要な是正処置及び予防処置を講じます。


3.法令、業界ガイドライン、社内規程等の遵守


 個人情報を取り扱う業務の遂行にあたって、当社は、個人情報に関する法令、「個人情報保護に関する個人情報保護マネジメントシステムの要求事項(JISQ15001:2006)」、国が定める指針、その他の規範および業界ガイドラインなどを遵守するとともに、当社の個人情報保護マネジメントシステムに定める事項に従い個人情報の取扱いについて十分な注意を払ってまいります。


4.個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善


 当社は、個人情報を取り扱う単位毎に管理責任者を置き、個人情報保護マネジメントシステムを実践・遵守してまいります。また、定期的に行なう監査報告等を参考にして個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善に努めます。


5.本人からのお問い合わせ対応


 当社では、本人からの個人情報の取扱いに関するお問い合わせ・相談・苦情には、その手続きが本人に過重な負担を課するものとならないよう配慮し、社会通念に照らし妥当な範囲において、すみやかな対応に努めます。


6.内部規定の文書化および維持


 当社は、個人情報保護マネジメントシステムが確実に適用されるよう、以下の事項を含む内部規程を文書化し、かつ維持するものとします。


a)個人情報を特定する手順に関する規定
b)法令,国が定める指針その他の規範の特定,参照及び維持に関する規定
c)個人情報に関するリスクの認識,分析及び対策の手順に関する規定
d)事業者の各部門及び階層における個人情報を保護するための権限及び責任に関する規定
e)緊急事態(個人情報が漏えい,滅失又はき損をした場合)への準備及び対応に関する規定
f)個人情報の取得,利用及び提供に関する規定
g)個人情報の適正管理に関する規定
h)本人からの開示等の求めへの対応に関する規定
i)教育に関する規定
j)個人情報保護マネジメントシステム文書の管理に関する規定
k)苦情及び相談への対応に関する規定
l)点検に関する規定
m)是正処置及び予防処置に関する規定
n)代表者による見直しに関する規定
o)内部規程の違反に関する罰則の規定


7.個人情報の種別と利用目的


 当社は直接書面によって個人情報を取得する以外に、受託業務として直接書面以外の方法によって取得する(または、取得した個人情報を利用する)場合があります。それらを含め、取り扱う個人情報の種別と利用目的は以下の通りです。

No. 個人情報の種別 利用目的
1 受託情報 外部からの求めに応じて受託したデータ入力および関連するその他の業務で、取り扱う場合があります。自社利用はせず、原票とともに電子データを返還します。
2 社員応募者情報 採用の可否に関する判断資料とさせていただきます。
3 社員情報 給与管理、労務管理等、自社の総務関係の諸業務に利用します。
4 お取引先のご担当者等の情報 営業活動、お客様対応における、電話・FAX・メールによるご連絡、会社へのご訪問等に利用します。
5 パソコン教室の受講者情報 講習に関するお知らせ、ご案内、サポートを円滑に行うため、および定員のある講習に関する選考および結果通知(必要時のみ)を行うために利用します。
6 個人情報保護に係る管理情報 個人情報保護マネジメントシステムを適切に運用する目的で、一定期間保存すべき書式に含まれている場合があります。

※ 受託情報は、弊社に開示等を行う権限がありません

 当社では、個人情報の種別に対応した上記の目的以外で、受託業務において知り得た個人情報を使用することはございません。


以上


お客様相談窓口 広島市南区京橋町10-22 電話(082)263-0822

平成20年 3月31日 制定
平成21年 2月20日 改訂
平成23年10月18日 改訂
平成24年 1月 8日 改訂
平成24年 2月25日 改訂
平成27年 9月29日 改訂
平成27年10月27日 改訂
平成30年 1月 5日 改訂


株式会社ビアンシステムズ
代表取締役社長 嶋村 節二

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